เหมาเกาะมัลดีฟส์ให้องค์กร ปิดรีสอร์ททั้งเกาะต้องรู้อะไรบ้าง

ปิดรีสอร์ทเหมาเกาะมัลดีฟส์ เหมาะกับงานแบบไหนและรับได้กี่ห้อง

จัดทริปเหมาเกาะมัลดีฟส์ให้องค์กร ได้พื้นที่ส่วนตัวเต็มที่

การปิดรีสอร์ททั้งเกาะ หรือ Buyout Resort คือการจองรีสอร์ทเพื่อใช้เป็นพื้นที่ส่วนตัวของกลุ่ม เหมาะจะนำมาพิจารณาถ้าทริปมีทั้งพักผ่อน กิจกรรมร่วมกัน และงานเลี้ยงที่อยากให้แขกอยู่ในบรรยากาศเดียวกันตลอดการเข้าพัก มัลดีฟส์มีการนำเสนอปลายทางสำหรับงานประชุม สัมมนา อินเซนทีฟ และอีเวนต์องค์กร หรือ MICE อยู่แล้ว ตั้งแต่งานต้อนรับ การประชุมรวม การแยกกลุ่มคุย ไปจนถึงกาล่าดินเนอร์

ลองถามตัวเองก่อนว่า งานนี้อยากให้คนได้ใช้เวลาร่วมกันแบบไหน? ถ้าเป็นทริปขอบคุณทีม อาจให้ความสำคัญกับพื้นที่ทานอาหารพร้อมกันและเวลาพักตามสบาย ถ้าเป็นสัมมนา ให้เริ่มจากรูปแบบการประชุมและพื้นที่ที่ต้องใช้ ส่วนงานฉลองหรือเลี้ยงรับรอง ควรเล่าภาพงานให้รีสอร์ทเข้าใจตั้งแต่ต้น ทั้งช่วงต้อนรับ มื้อหลัก และกิจกรรมหลังอาหาร

คำว่า “ส่วนตัว” ก็ควรคุยให้เห็นภาพตรงกัน ขอให้รีสอร์ทระบุว่าการปิดเกาะครอบคลุมพื้นที่ใดบ้าง ใช้ได้ในช่วงไหน และมีข้อจำกัดอะไรสำหรับงานที่ตั้งใจจัด การได้สิทธิ์ใช้พื้นที่กับการมีทีมจัดงานพร้อมอุปกรณ์เป็นคนละรายละเอียดที่ต้องถาม อย่าเพิ่งสรุปว่าเวที เครื่องเสียง หรือการตกแต่งจะมาพร้อมการเหมาที่พักทั้งหมด

ถ้ากำลังเลือกระหว่างจัดประชุมจริงจังกับทริปพักผ่อนที่มีงานเลี้ยงแทรก ให้เขียนกิจกรรมที่ขาดไม่ได้ไว้ก่อน แล้วค่อยคุยเรื่องสถานที่ จะช่วยให้การเลือกเกาะมีเหตุผลมากกว่าดูเพียงภาพวิลล่าสวย ๆ ดูแนวทางได้ที่ บริการจัดอีเวนต์และงานประชุมสัมมนา

ขนาดเกาะและจำนวนห้องพักที่เหมาะกับขนาดกลุ่ม

รีสอร์ทที่เปิดให้เหมาเกาะมีขนาดต่างกัน จึงควรเทียบเป็นรายแห่ง ตัวอย่างที่มีข้อมูลการเปิดรับปิดเกาะ ได้แก่ COMO Cocoa Island ซึ่งมีวิลล่ากลางน้ำ 33 หลัง, The Westin Maldives Miriandhoo Resort ที่มีวิลล่า 70 หลัง และ InterContinental Maldives Maamunagau Resort ที่มีวิลล่าและเรสซิเดนซ์รวม 81 แห่ง ตัวเลขเหล่านี้บอกขนาดที่พักของแต่ละรีสอร์ท ส่วนวันว่างและจำนวนที่เปิดให้ใช้จริงต้องขอคำยืนยันสำหรับวันเดินทางอีกครั้ง

จำนวนวิลล่ายังตอบไม่ได้ว่ารับคนในทีมได้ครบหรือเปล่า ลองเริ่มจากรายชื่อผู้เข้าพักและรูปแบบการแชร์ห้อง ใครพักเดี่ยว ใครพักด้วยกันได้ มีผู้ติดตามหรือทีมงานจัดงานที่ต้องนับรวมไหม จากนั้นให้รีสอร์ทเสนอประเภทที่พักที่ตรงกับรายชื่อ อย่าเอาจำนวนห้องไปคูณจำนวนคนต่อห้องโดยยังไม่ได้ดูรูปแบบเตียงและเงื่อนไขการเข้าพัก

สิ่งที่ต้องเทียบ	คำถามที่ช่วยเลือกเกาะ
ที่พักสำหรับแขกทั้งหมด	มีประเภทห้องและรูปแบบเตียงตรงกับรายชื่อผู้พักหรือไม่
พื้นที่รวมกลุ่ม	จัดอาหารหรือกิจกรรมพร้อมกันตามรูปแบบงานได้ไหม
การเดินภายในรีสอร์ท	ตำแหน่งห้องพักกับจุดนัดพบเหมาะกับคนในคณะหรือเปล่า
พื้นที่ในร่ม	ถ้าจัดงานกลางแจ้งไม่ได้ จะย้ายกิจกรรมไปตรงไหน

เรื่องพื้นที่ในร่มควรดูพร้อมสถานที่จัดงานตั้งแต่แรก โดยเฉพาะถ้าตั้งใจทานอาหารริมหาด มัลดีฟส์มีฤดูฝนช่วงกลางพฤษภาคม - พฤศจิกายน และฤดูแล้งช่วงมกราคม - มีนาคม สำหรับคนไทยให้เตรียมตัวแบบไปทะเลอากาศร้อนชื้น ไม่ใช่ทริปหนาว หากเลือกช่วงฝน ควรเผื่อความยืดหยุ่นเรื่องกิจกรรมและการเดินทาง ส่วนการจองช่วงแล้งก็ยังควรมีพื้นที่สำรองสำหรับงานสำคัญ

เกาะที่เหมาะจึงควรมีทั้งที่พักลงตัวและพื้นที่รองรับสิ่งที่จะทำร่วมกัน ถ้ายังอยู่ระหว่างคัดรายชื่อรีสอร์ท ลองเริ่มจากผังห้องพักกับผังงานก่อนตัดสินใจปิดทั้งเกาะ

อ่านต่อ: ทีมใหญ่ 30 คนขึ้นไปที่มัลดีฟส์ เกาะไหนรับได้และต้องจองล่วงหน้าแค่ไหน

ค่าใช้จ่ายในการปิดรีสอร์ท คิดราคาอย่างไรและรวมอะไรบ้าง

สิ่งที่รวมอยู่ในราคาเหมาปิดเกาะต่อคืน

ถ้าได้รับข้อเสนอเหมาต่อคืน ให้เริ่มอ่านจากรายการที่รวมและไม่รวมก่อน เพราะคำว่า “ปิดเกาะ” ของแต่ละแห่งอาจครอบคลุมบริการต่างกัน ขอให้แยกค่าที่พัก อาหาร เครื่องดื่ม กิจกรรม งานเลี้ยง และการรับส่งออกมาให้เห็นชัด รวมทั้งถามว่ารีสอร์ทเสนอเป็นรายคืนหรือเป็นแพ็กเกจการเข้าพัก และกำหนดจำนวนคืนไว้อย่างไร

ตัวอย่างของ InterContinental Maldives Maamunagau Resort ระบุอาหารเช้า การใช้สิ่งอำนวยความสะดวกของรีสอร์ท ของต้อนรับ กิจกรรมทางน้ำที่ไม่ใช้เครื่องยนต์ และอุปกรณ์ดำน้ำตื้นอยู่ในรายการที่รวม ส่วนข้อเสนอของ The Westin Maldives Miriandhoo Resort ระบุอาหารเช้า กลางวัน เย็น ค็อกเทลและของว่างช่วงพระอาทิตย์ตก แต่ไม่รวมบริการรับส่งด้วยเครื่องบินน้ำหรือเที่ยวบินภายในประเทศไปกลับ

ความต่างนี้ช่วยให้เห็นว่าไม่ควรอ่านเพียงคำว่าเหมาทั้งเกาะแล้วถือว่าบริการเหมือนกัน แม้รายการจะเขียนว่ารวมกิจกรรมทางน้ำ ก็ยังต้องดูชนิดของกิจกรรม ตัวอย่างของ The Westin แยกกิจกรรมที่ใช้เครื่องยนต์และการดำน้ำออกจากสิ่งที่รวม จึงควรส่งรายการที่ทีมอยากทำให้รีสอร์ทตอบกลับทีละรายการ

รายการในข้อเสนอ	รายละเอียดที่ควรถามต่อ
ห้องพักและสิทธิ์ใช้พื้นที่	ครอบคลุมที่พักประเภทไหน และพื้นที่จัดงานใดบ้าง
อาหารและเครื่องดื่ม	รวมมื้อใด เมนูแบบไหน และมื้อพิเศษของงานอยู่ในข้อเสนอหรือไม่
กิจกรรมพักผ่อน	กิจกรรมไหนรวมแล้ว ต้องจองรอบหรือมีข้อยกเว้นอะไร
อุปกรณ์และการจัดงาน	สิ่งที่ต้องใช้สำหรับประชุมหรืองานเลี้ยงคิดแยกอย่างไร
บริการรับส่ง	รวมไปกลับด้วยวิธีใด และครอบคลุมสัมภาระของคณะอย่างไร

การส่งความต้องการชุดเดียวกันให้ทุกรีสอร์ทจะช่วยให้เทียบข้อเสนอได้ง่ายขึ้น เช่น ระบุรูปแบบมื้ออาหาร กิจกรรมที่ต้องมี และอุปกรณ์ที่ต้องนำไปเหมือนกันทั้งหมด ถ้าบางแห่งยังไม่ได้ตอบเรื่องใด ให้เก็บเป็นรายการรอคำยืนยัน อย่าเพิ่งตีความว่าไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม

ก่อนตกลงจอง ควรถามต่อด้วยว่าเปลี่ยนรายชื่อ ลดจำนวนผู้เข้าพัก หรือเลื่อนวันเดินทางได้ภายใต้เงื่อนไขใด รวมถึงกรณีที่ต้องเปลี่ยนสถานที่จัดงานเพราะอากาศ ขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรไว้พร้อมข้อเสนอ จะช่วยให้คนจัดงานกับคนอนุมัติเข้าใจสิ่งที่กำลังจองตรงกัน

การเดินทางด้วยเรือสปีดโบ๊ทและเครื่องบินน้ำสำหรับคนทั้งคณะ

การถึงสนามบินยังไม่ใช่การถึงรีสอร์ท สนามบินนานาชาติเวลานาระบุว่ารีสอร์ทเป็นผู้จัดบริการรับส่งตั้งแต่การต้อนรับไปจนถึงการเดินทางช่วงสุดท้ายเข้าเกาะ วิธีที่ใช้มีทั้งเรือสปีดโบ๊ท (Speedboat) เครื่องบินน้ำ (Seaplane) และเที่ยวบินภายในประเทศ ขึ้นอยู่กับรีสอร์ทและระยะทาง จึงควรเลือกไฟลต์ระหว่างประเทศควบคู่กับการเดินทางเข้าเกาะ

เครื่องบินน้ำบินได้เฉพาะช่วงกลางวัน Trans Maldivian Airways แนะนำให้ถึงมัลดีฟส์ภายใน 15:30 น. ตามเวลาท้องถิ่น หากต้องการต่อเข้ารีสอร์ทในวันเดียวกัน เวลาดังกล่าวเป็นแนวทางวางแผนของผู้ให้บริการ ไม่ใช่คำรับประกันว่าจะต่อทันทุกเที่ยว ให้รีสอร์ทตรวจไฟลต์ขาเข้าที่สนใจก่อนออกตั๋ว โดยเฉพาะคณะที่สมาชิกเดินทางมาคนละเที่ยวบิน

เรือสปีดโบ๊ทมีบริการรองรับการมาถึงช่วงกลางคืนได้ตามข้อมูลสนามบิน แต่ต้องถามรีสอร์ทที่เลือกโดยตรงว่ารับไฟลต์นั้นได้หรือไม่ ส่วนเที่ยวบินภายในประเทศมีทั้งกลางวันและกลางคืน ก็ยังต้องคุยให้ครบว่าหลังลงเครื่องแล้วเดินทางต่อเข้าเกาะอย่างไร อย่าดูเพียงเวลาลงจอดแล้วจัดมื้อเย็นหรือกิจกรรมต้อนรับชิดเกินไป

สำหรับเครื่องบินน้ำ Trans Maldivian Airways ให้จองบริการรับส่งผ่านรีสอร์ท เอเจนต์ หรือผู้จัดทัวร์ หากต้องการเครื่องบินเฉพาะคณะ ให้แจ้งความต้องการตอนจองและรอการยืนยัน อย่าเพิ่งใส่ไว้ในกำหนดการว่าทุกคนจะเดินทางพร้อมกันจนกว่าจะได้แผนรับส่งที่ตกลงแล้ว

สัมภาระก็มีผลกับการเตรียมงาน ผู้ให้บริการรายนี้ระบุน้ำหนักมาตรฐานรวม 25 กก. ต่อคน แบ่งเป็นกระเป๋าโหลด 20 กก. และกระเป๋าถือ 5 กก. ถ้ามีป้ายงาน ของรางวัล หรืออุปกรณ์ประชุม ให้ทำรายการขนาดและน้ำหนักแยกจากกระเป๋าส่วนตัว แล้วส่งไปถามวิธีขนส่งล่วงหน้า อย่าสรุปว่าเงื่อนไขสัมภาระของเที่ยวบินระหว่างประเทศใช้ต่อกับเครื่องบินน้ำได้เลย

เมื่อได้แผนเดินทางแล้ว ควรระบุคนติดต่อที่สนามบิน จุดนัดพบ และวิธีแจ้งสมาชิกหากเที่ยวรับส่งเปลี่ยนไว้ในเอกสารทริป สำหรับคณะที่ต้องแยกเดินทางเป็นกลุ่ม ให้มีรายชื่อของแต่ละกลุ่มและคนประสานงานชัดเจน ส่วนขากลับให้รีสอร์ทจัดเวลารับส่งสัมพันธ์กับไฟลต์ออกเช่นเดียวกัน

อ่านต่อ: เกณฑ์เลือกรีสอร์ทสำหรับกรุ๊ป ห้องพอ ประชุมได้ และ Speedboat ถึง

พาทีมไปมัลดีฟส์ ให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยประสานงานปิดเกาะให้ลงตัว

เริ่มคุยเรื่องปิดเกาะด้วยวันเดินทาง จำนวนผู้เข้าพัก รูปแบบห้อง และกิจกรรมที่ต้องการ พร้อมเตรียมข้อมูลเที่ยวบินและให้สมาชิกตรวจเอกสารเข้าประเทศตามข้อกำหนดทางการก่อนเดินทาง หากยังต้องการไอเดียทริป ดูได้ที่ โปรแกรมท่องเที่ยวมัลดีฟส์สำหรับองค์กร

ถ้าอยากให้ช่วยประสานความต้องการกับรีสอร์ท เตรียมรายละเอียดเหล่านี้ไว้คุยกับทีม BENS DVA เพื่อสอบถามแนวทางจัดงานและบริการรับส่งที่เหมาะกับคณะ เริ่มต้นได้ที่ ติดต่อทีมงาน BENS DVA