ทีมใหญ่ 30 คนไปมัลดีฟส์ จองล่วงหน้ากี่เดือน พร้อมวิธีล็อกห้อง

จัดทริปให้ทีมใหญ่ 30 คนไปมัลดีฟส์ ควรเผื่อเวลาจองห้องนานแค่ไหน

ทีม 30 คนเริ่มนับห้องพักจากรายชื่อคนที่จะพักด้วยกันก่อน โดยใช้ประมาณ 15 - 20 ห้องเป็นกรอบตั้งต้น หากคำนวณบนฐานการจัดสมาชิกเข้าพักคู่เป็นหลักจะใช้ห้องพัก 15 ห้อง แต่ถ้าในกรุ๊ปมีผู้บริหาร หัวหน้าทีม หรือเงื่อนไขเรื่องเพศที่จำเป็นต้องแยกห้องพักเดี่ยว จำนวนห้องพักที่ต้องใช้จริงอาจขยับขึ้นไปถึง 20 ห้อง ให้เผื่อเวลาคุยรายละเอียด ตรวจห้องว่าง และปรับรายชื่อผู้เข้าพักก่อนยืนยันการจอง ถ้าวันเดินทางเปลี่ยนไม่ได้ ให้แจ้งตั้งแต่แรกและขอให้รีสอร์ทตอบว่ารองรับจำนวนห้องที่ต้องการได้หรือไม่

เรื่องเอกสารเข้าเมืองก็ควรเช็คควบคู่กัน หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองของมัลดีฟส์ (Maldives Immigration) ระบุให้มีแผนการเดินทางและตั๋วขากลับ พร้อมเอกสารยืนยันการจองที่พักกับสถานประกอบการที่จดทะเบียน หรือการรับรองโดยผู้สนับสนุน (sponsorship) ที่ได้รับอนุมัติตามเงื่อนไขของหน่วยงาน ถ้าใช้เอกสารจองที่พัก ให้เช็คว่ารายชื่อและวันเข้าพักตรงกับแผนของทีมก่อนนำไปใช้

การเลือกช่วงเดือนเดินทางให้ตรงกับงบประมาณ

ถ้ามีช่วงเดินทางในใจแล้ว ลองขอข้อเสนอจากรีสอร์ทมาเทียบตามขอบเขตงบที่ทีมตั้งไว้ โดยเช็คทั้งห้องพักและการรับส่ง อย่าสรุปจากฤดูกาลเพียงอย่างเดียวว่าจะมีห้องว่างมากหรือจองง่ายกว่า กรมอุตุนิยมวิทยามัลดีฟส์ (Maldives Meteorological Service) แบ่งฤดูกาลตามทิศทางลมมรสุมออกเป็น 2 ช่วงหลัก คือ ช่วงมรสุมตะวันออกเฉียงเหนือหรือช่วงฝนน้อย ในช่วงมกราคม - มีนาคม และช่วงมรสุมตะวันตกเฉียงใต้หรือช่วงฝน ในช่วงกลางพฤษภาคม - พฤศจิกายน โดยมีเดือนธันวาคมและเมษายนเป็นช่วงเปลี่ยนผ่านมรสุม

สำหรับสภาพอากาศทั่วไป อุณหภูมิเฉลี่ยของมัลดีฟส์จะอยู่ที่ราว 25 - 32 องศาเซลเซียส มีแดดจัดสลับกับฝนที่มักตกเป็นช่วงสั้นๆ สำหรับคนไทยยังเป็นอากาศร้อนชื้นแบบทะเล ควรเตรียมเสื้อผ้าบางเบาและอุปกรณ์กันแดด ถ้าไปช่วงกลางพฤษภาคม - พฤศจิกายน หรือช่วงเปลี่ยนมรสุมในเดือนธันวาคมและเมษายน ให้เผื่อแผนกิจกรรมในร่มและเวลาเดินทางจากความเสี่ยงฝนและลม ส่วนกิจกรรมทางทะเลและรอบเรือต้องเช็คกับผู้ให้บริการตามสภาพอากาศอีกครั้ง

ตัดสินใจรูปแบบทริปพักผ่อนหรือสัมมนา

ก่อนส่งคำขอจองห้องพักไปยังรีสอร์ท ควรระบุรูปแบบของทริปให้ชัดเจนว่าเป็นการจัดทริปพักผ่อนประจำปี ทริปให้รางวัลพนักงาน หรือมีการจัดประชุมสัมมนาและกิจกรรมกลุ่มควบคู่ไปด้วย เพราะแต่ละรูปแบบต้องการพื้นที่ใช้งานและอุปกรณ์รองรับที่แตกต่างกัน หากต้องการจัดประชุมร่วมกัน ควรเลือกรีสอร์ทหรือคอมเพล็กซ์ที่มีศูนย์ประชุมรองรับ เช่น The Event Hall @ CROSSROADS ซึ่งมีพื้นที่จัดงาน 326 ตารางเมตร พร้อมห้องประชุมย่อย (break-out rooms) ที่ปรับเปลี่ยนได้หลายรูปแบบ สามารถจัดผังที่นั่งได้ตามขนาดงาน ทั้งแบบเธียเตอร์ (theatre) รองรับได้ 300 คน แบบห้องเรียน (classroom) 160 คน แบบตัวยู (U-shape) 90 คน หรืองานเลี้ยงแบบค็อกเทล (cocktail) 200 คน และโต๊ะกลม (round table) 200 คน การระบุรูปแบบงานและผังที่นั่งที่ต้องการล่วงหน้าจะช่วยให้รีสอร์ทเสนอแพ็กเกจห้องพักและพื้นที่จัดงานได้ตรงจุด

อ่านต่อ: เกณฑ์เลือกรีสอร์ทสำหรับกรุ๊ป ห้องพอ ประชุมได้ และ Speedboat ถึง

วิธีล็อกห้องพัก 15 - 20 ห้องให้อยู่โซนเดียวกัน

มัลดีฟส์มีโมเดล "หนึ่งเกาะ หนึ่งรีสอร์ท" (One-island, One-resort) การจัดสมาชิก 30 คนให้อยู่ในโซนเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน เพื่อความสะดวกในการรวมตัวและดูแลสมาชิก ควรใช้วิธีขอจองแบบบล็อกห้อง (block booking) ตั้งแต่ขั้นตอนการประสานงานเบื้องต้น

ขอให้รีสอร์ทหรือตัวแทนยืนยันโซนห้องพักเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมเช็คเงื่อนไขการจัดห้องอีกครั้งก่อนชำระเงินหรือยืนยันการจอง ตำแหน่งห้องขึ้นกับห้องว่างของรีสอร์ทในวันเดินทาง จึงควรแยกให้ชัดว่าส่วนไหนยืนยันแล้ว และส่วนไหนยังเป็นเพียงคำขอของทีม หากห้องอยู่คนละโซน ให้ขอผังที่พักมาดูก่อนตัดสินใจว่าทีมรับการจัดห้องแบบนั้นได้หรือไม่

อ่านหน้าหลักของหัวข้อนี้

สัดส่วนวิลล่ากลางน้ำและบนหาดสำหรับคน 30 คน

การจัดสรรห้องพักสำหรับคน 30 คน อาจต้องเลือกระหว่างวิลล่ากลางน้ำ (water villa) และวิลล่าบนหาด (beach villa)

ในการจัดสรรห้องพักจำนวน 15 - 20 ห้อง แนะนำให้แบ่งสัดส่วนตามความเหมาะสมของสมาชิกในกรุ๊ป โดยถามความต้องการของสมาชิกและเงื่อนไขการพักคู่ก่อน หากมีคนอยากอยู่ใกล้พื้นที่ส่วนกลาง ให้ขอผังจากรีสอร์ทเพื่อเช็คตำแหน่งจริง แทนการสรุปจากประเภทวิลล่า การสรุปจำนวนวิลล่าแต่ละประเภทตั้งแต่แรกช่วยให้รีสอร์ทตรวจห้องว่างและแจ้งได้ว่าห้องอยู่โซนใด จากนั้นควรขอการยืนยันตำแหน่งห้องเป็นลายลักษณ์อักษร

อ่านต่อ: Crossroads Maldives ลากูนที่ออกแบบมาเพื่อกรุ๊ปโดยเฉพาะ ต่างจากเกาะรีสอร์ทเดี่ยวยังไง

การประสานงานเรือสปีดโบ๊ทหรือเครื่องบินน้ำให้รองรับไฟต์เดียวกัน

การเดินทางเชื่อมต่อระหว่างสนามบินไปยังรีสอร์ทในมัลดีฟส์มี 3 รูปแบบหลัก ได้แก่ เรือสปีดโบ๊ท (speedboat) เครื่องบินน้ำ (seaplane) และเที่ยวบินเชื่อมต่อภายในประเทศ (domestic flight) ตามข้อมูลการเดินทางของ Visit Maldives สำหรับทีมขนาด 30 คน ให้คุยเรื่องรับส่งควบคู่ไปกับการจองห้องพัก และถามให้ชัดว่ารับทั้งทีมด้วยเรือเที่ยวเดียว ต้องแยกเครื่องบินน้ำหลายเที่ยว หรือใช้เที่ยวบินภายในประเทศต่อเรือ การมาถึงด้วยเที่ยวบินเดียวกันยังต้องเช็ครอบเดินทางต่อกับรีสอร์ท หากต้องแยกเที่ยว ให้ตกลงจุดรอและผู้ประสานงานของแต่ละกลุ่มไว้ก่อน

หากรีสอร์ทที่เลือกเดินทางด้วยเครื่องบินน้ำของ Trans Maldivian Airways (TMA) มีข้อจำกัดสำคัญคือเครื่องบินน้ำจะให้บริการเฉพาะช่วงเวลากลางวัน ตั้งแต่พระอาทิตย์ขึ้นถึงพระอาทิตย์ตก (sunrise to sunset) และมีคำแนะนำให้ผู้เดินทางเดินทางมาถึงมัลดีฟส์ก่อนเวลา 15:30 น. หากต้องการเข้ารีสอร์ทภายในวันเดียวกัน โดยต้องยืนยันรอบรับส่งกับรีสอร์ทอีกครั้ง หากเที่ยวบินจากกรุงเทพฯ เดินทางถึงสนามบินมาเล่ในช่วงเย็น อาจต้องเผื่อแผนพักค้างคืนที่มาเล่หรือฮุลฮูมาเล่ 1 คืนก่อนต่อเครื่องบินน้ำในเช้าวันถัดไป

สำหรับเที่ยวบินของ Trans Maldivian Airways (TMA) เกณฑ์สัมภาระมาตรฐานรวมอยู่ที่ 25 กิโลกรัมต่อคน แบ่งเป็นสัมภาระโหลด 20 กิโลกรัมและสัมภาระถือขึ้นเครื่อง 5 กิโลกรัม โดยกระเป๋าแต่ละใบไม่ควรหนักเกิน 32 กิโลกรัม ให้เช็คเงื่อนไขกับผู้ให้บริการของทริปอีกครั้ง ในบางกรณีสัมภาระอาจตามไปถึงทีหลัง จึงควรแจ้งให้สมาชิกในทีมพกยาประจำตัว เอกสารสำคัญ และชุดสำรองติดตัวไว้ หากต้องการความสะดวกและความเป็นส่วนตัว สามารถขอจองเครื่องบินน้ำแบบเช่าเหมาลำ (charter flight) หรือจองเรือสปีดโบ๊ทแบบส่วนตัวล่วงหน้าผ่านตัวแทนหรือรีสอร์ทได้เช่นกัน

พาทีมไปมัลดีฟส์ เลือกรีสอร์ทและเรือยังไงให้สะดวก

ก่อนขอข้อเสนอจากรีสอร์ท ลองเช็คว่าข้อมูลของทีมพร้อมให้รีสอร์ทนำไปตรวจห้องว่างแล้วหรือยัง ข้อมูลสำคัญ 5 ส่วนที่ควรระบุให้ชัดเจน ได้แก่ วันที่จัดงาน จำนวนผู้เข้าร่วม วันที่เช็คอิน จำนวนคืนที่เข้าพัก และจำนวนห้องพักที่ต้องการ แล้วขอคำตอบเรื่องห้องว่างพร้อมแนวทางรับส่งของทั้งกรุ๊ป

ก่อนการเดินทางเข้ามัลดีฟส์ อย่าลืมแจ้งให้สมาชิกทุกคนในทีมกรอกแบบฟอร์มสำแดงข้อมูลการเดินทางออนไลน์ IMUGA (Traveller Declaration) ของหน่วยงาน Maldives Immigration ซึ่งต้องยื่นล่วงหน้าภายใน 96 ชั่วโมงก่อนเดินทางเข้าสู่ประเทศ โดยระบบนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายและต้องกรอกผ่านระบบออนไลน์ทางการของ IMUGA โดยตรง พร้อมระบุข้อมูลที่พักที่ได้รับการยืนยันให้ถูกต้อง

BENS ช่วยประสานงานการเลือกรีสอร์ทและการขอบล็อกห้อง รวมถึงรอบรับส่งตามข้อมูลที่รีสอร์ทยืนยัน คุณส่งช่วงวันเดินทางกับจำนวนผู้เข้าพักมาเป็นข้อมูลตั้งต้นได้ แล้วค่อยตรวจรายละเอียดข้อเสนอก่อนตัดสินใจจอง

• ดูโปรแกรมมัลดีฟส์สำหรับองค์กร

• ส่ง Brief ให้ทีมวางแผน