Block Booking รีสอร์ทมัลดีฟส์ เช็คเงื่อนไขจองยกโซนและเหมาเกาะ

Block Booking รีสอร์ทมัลดีฟส์ คืออะไร และต่างจากการจองห้องทั่วไปยังไง

Block Booking คือการจองห้องพักแบบยกล็อต ส่วน Room Block หมายถึงห้องที่กันไว้ให้กรุ๊ปตามสัญญาหรือรหัสกลุ่ม คนจัดทริปจึงต้องดูข้อเสนอของทั้งคณะให้ครบ ทั้งประเภทห้อง วันเข้าพัก และเงื่อนไขที่ผูกกับการจองชุดนั้น อย่าเพิ่งนำเงื่อนไขห้องเดี่ยวที่เห็นบนหน้าเว็บมาตั้งเป็นข้อสรุปของกรุ๊ป

ตัวอย่างจาก Marriott ในข้อตกลงการใช้งาน กรณีจองโดยกลุ่ม เอเจนซี จองแทนผู้อื่น หรือจองตั้งแต่ 10 ห้องขึ้นไปในที่พักเดียวกันและช่วงเวลาเดียวกัน ให้ใช้ Group Bookings Tool ซึ่งเป็นช่องทางจองแบบกลุ่ม ส่วน Conrad Maldives Rangali Island แยกบริการ Book A Room Block สำหรับกรุ๊ปตั้งแต่ 10 ห้องขึ้นไป และให้ส่งคำขอข้อเสนอเมื่อต้องการจัดงาน เกณฑ์เหล่านี้เป็นของผู้ให้บริการที่ระบุ จึงควรเริ่มจากเช็คช่องทางรับจองของรีสอร์ทที่สนใจ

หากกำลังรวบรวมความต้องการของคณะ สามารถดูรายละเอียดการประสานห้องพักได้ที่ บริการ Resort Block Booking มัลดีฟส์

จองยกโซน สำหรับกรุ๊ปที่ต้องการพักวิลล่าแถบเดียวกัน

ถ้าอยากให้ทีมพักใกล้กัน ลองระบุความต้องการให้ละเอียดกว่าคำว่า “ยกโซน” เช่น ขอ Overwater Villa หรือวิลล่ากลางน้ำในบริเวณเดียวกัน หรือขอ Beach Villa ซึ่งเป็นวิลล่าริมหาดใกล้กัน แล้วให้รีสอร์ทยืนยันจากห้องที่ว่างและเงื่อนไขสัญญา คำขอเรื่องประเภทห้องกับคำขอเรื่องตำแหน่งห้องควรแยกให้ชัด จะได้เห็นว่าข้อเสนอรับรองส่วนไหนบ้าง

Conrad Maldives Rangali Island มีบริการ Room Block ตามเกณฑ์ข้างต้น และระบุรูปแบบรองรับกรุ๊ปด้วยวิลล่ากลางน้ำ 50 หลัง สำหรับผู้ร่วมงานได้ถึง 100 คน ข้อมูลนี้ยังไม่ได้ยืนยันว่าการจองเป็นกลุ่มจะได้วิลล่าติดกันทั้งแถบ หากตำแหน่งห้องเป็นเรื่องสำคัญกับทีม ให้ขอคำยืนยันเรื่องบริเวณที่พักก่อนตัดสินใจ

เหมาเกาะ ปิดรีสอร์ทเพื่อความเป็นส่วนตัวของงาน

การเหมาเกาะ ซึ่งข้อเสนอของรีสอร์ทมักเขียนว่า Buyout หรือ Private Island Takeover คือการเหมาพื้นที่หรือรีสอร์ททั้งเกาะตามข้อเสนอของผู้ให้บริการ เหมาะจะนำมาพิจารณาเมื่อทีมต้องการพื้นที่จัดงานเป็นส่วนตัว โดยต้องอ่านขอบเขตที่เสนอควบคู่กัน ทั้งห้องพัก พื้นที่จัดกิจกรรม และเงื่อนไขการเข้าใช้แต่ละจุด

ตัวอย่างของ Sheraton Maldives Full Moon Resort & Spa มีข้อเสนอ Private Island Takeover ที่ครอบคลุมห้องพักทั้งหมด 176 ห้อง พื้นที่จัดงานกลางแจ้งบนเกาะ และสถานที่จัดงาน Jalsaa ส่วนสิทธิ์ใช้พื้นที่ รูปแบบกิจกรรม เวลาใช้เสียง และการอนุมัติ ต้องเป็นไปตามข้อเสนอและสัญญา หากมีงานเลี้ยงหรือกิจกรรมที่อยากจัด ให้ส่งรายละเอียดไปพร้อมคำขอข้อเสนอ เพื่อเช็คว่าทางรีสอร์ทรับจัดได้ภายใต้เงื่อนไขใด

เงื่อนไขสำคัญที่ต้องรู้ก่อนทำสัญญาจองห้องยกล็อต

ได้รีสอร์ทที่ถูกใจแล้ว ลองวางสัญญาเทียบกับแผนเตรียมทริปของทีม ใครรับผิดชอบชำระเงิน ใครรวบรวมรายชื่อ และหากจำนวนคนเปลี่ยน ใครจะติดต่อรีสอร์ท เรื่องเหล่านี้ควรมีคำตอบก่อนลงนาม ส่วนข้อความที่ยังไม่ชัด ให้ขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรแทนการคาดเดาจากประสบการณ์จองครั้งก่อน

กำหนดจ่ายเงินมัดจำและการแบ่งงวดชำระ (Payment Milestone)

Payment Milestone คือกำหนดงวดชำระตามสัญญา ข้อเสนอจองแบบกลุ่มอาจกำหนดเงินมัดจำ จำนวนเงินหรือร้อยละ และวันครบกำหนดต่างกัน จึงต้องเช็คเป็นรายรีสอร์ท รวมถึงเช็คว่าข้อเสนอที่ได้รับให้ชำระแบบใด อย่าสรุปว่าการจองกรุ๊ปทุกครั้งต้องแบ่งจ่ายเหมือนกัน

เวลาอ่านข้อเสนอ ให้ไล่ดูสี่เรื่องนี้ว่าระบุครบหรือยัง กฎการวางมัดจำ ยอดที่ต้องวางเป็นจำนวนเงินหรือร้อยละ วันครบกำหนดชำระ และถ้าแบ่งหลายงวด แต่ละงวดต้องชำระเมื่อไรและมีเงื่อนไขอะไรประกอบ ข้อไหนที่ข้อเสนอไม่ได้เขียนไว้ ให้ถามกลับไปก่อน อย่าเติมเอาเองจากการจองครั้งก่อน

จากนั้นให้ฝ่ายจัดซื้อเช็คกำหนดชำระกับรอบอนุมัติขององค์กร หากทำตามวันในข้อเสนอไม่ได้ ควรขอหารือกับรีสอร์ทก่อนยืนยัน พร้อมถามว่ากรณีชำระล่าช้าจะมีผลต่อการจองอย่างไร โดยยึดคำตอบและเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

กำหนดส่งรายชื่อผู้เข้าพัก (Rooming List) และเงื่อนไขการเปลี่ยนชื่อ

Rooming List คือรายชื่อผู้เข้าพักที่ใช้สร้างการจองรายคนในกลุ่มห้องที่กันไว้ การจองที่สร้างจากรายชื่อนี้จะผูกกับห้องที่กันไว้ให้กรุ๊ป และหักจำนวนห้องออกจากส่วนที่จัดสรรไว้ จึงควรตรวจให้รายชื่อกับจำนวนห้องในข้อเสนอตรงกัน

ก่อนเริ่มรวบรวมข้อมูล ให้เช็คกับรีสอร์ทว่ามีแบบฟอร์ม Rooming List หรือกำหนดรูปแบบข้อมูลไว้หรือไม่ จากนั้นเตรียมชื่อผู้เข้าพัก วันเช็คอิน วันเช็คเอาต์ ประเภทห้อง และข้อมูลเพิ่มเติมตามที่รีสอร์ทขอ

เช็คแยกกันให้ครบทั้งวันส่งรายชื่อสุดท้ายและเงื่อนไขเปลี่ยนชื่อ หากสมาชิกยังยืนยันไม่ครบ ให้ถามว่าต้องส่งข้อมูลส่วนใดก่อน และแก้ไขภายหลังได้อย่างไร พร้อมตกลงว่าใครเป็นผู้รวบรวมฉบับล่าสุดส่งให้โรงแรม จะได้ไม่ใช้ไฟล์คนละชุด

เรื่องการส่งต่อข้อมูลแขกก็ต้องดูข้อกำหนดของผู้ให้บริการ ตัวอย่าง Hilton group agreement ระบุให้ผู้ส่งข้อมูลมีอำนาจหรือความยินยอมจากแขกในกรุ๊ป ก่อนรวบรวมรายชื่อจึงควรเช็คว่าต้องขอการอนุญาตและส่งข้อมูลตามขั้นตอนใด

นโยบายยกเลิกและการลดจำนวนห้อง (Attrition and Cancellation Policy)

Attrition Policy คือเงื่อนไขความรับผิดเมื่อลดจำนวนห้องหรือใช้ห้องต่ำกว่าที่รับปากไว้ ส่วน Cancellation Policy คือเงื่อนไขยกเลิก ทั้งสองเรื่องควรอ่านแยกกัน เพราะแผนลดสมาชิกบางส่วนกับแผนยกเลิกทริปต้องเช็คคนละกรณี

ตัวอย่าง Hilton group agreement ระบุว่าค่าเสียหายจากการทำได้ไม่ครบตามที่ตกลง หรือ performance damages อาจเรียกว่า attrition fees ส่วนอัตรา ช่วงเวลา จำนวนห้องที่ลดได้ และค่าธรรมเนียมจริง ต้องเช็คจากสัญญาของรีสอร์ทนั้นโดยตรง

ก่อนเซ็น ลองให้ทีมตอบคำถามจากข้อความในข้อเสนอว่า ถ้าคนมาน้อยกว่าที่แจ้งจะขอลดห้องได้หรือไม่ ต้องแจ้งเมื่อไร และมีค่าใช้จ่ายอย่างไร ส่วนกรณียกเลิกทั้งหมดใช้เงื่อนไขข้อไหน หากอ่านแล้วยังตอบไม่ได้ ให้ขอคำอธิบายเพิ่มก่อนยืนยัน โดยเฉพาะเมื่อจำนวนผู้ร่วมทริปยังไม่นิ่ง

สิ่งที่ต้องเช็คเพิ่มเมื่อจองห้องพักเพื่อจัดงานหรือกิจกรรมรวม

ห้องพักกับพื้นที่จัดงานต้องเช็คควบคู่กัน ลองส่งแผนกิจกรรมที่ทีมอยากทำให้รีสอร์ทเห็นตั้งแต่ต้น ทั้งมื้ออาหารร่วมกัน การประชุม และงานเลี้ยง แล้วขอคำยืนยันว่าพื้นที่ใดรองรับกิจกรรมนั้นได้ พร้อมเงื่อนไขการใช้งานในช่วงที่เลือก

พื้นที่จัดเลี้ยงและห้องอาหารที่รองรับจำนวนคนพร้อมกัน

เริ่มจากจำนวนคนที่ต้องอยู่ในพื้นที่เดียวกันและรูปแบบการนั่ง ถ้าจะประชุมแบบมีโต๊ะสำหรับจดงาน ก็ควรเช็คความจุแบบห้องเรียนโดยตรง หากเป็นมื้อเย็นแบบโต๊ะกลม ให้ดูความจุของผังนั้น แล้วถามต่อว่าจัดตามรูปแบบที่ทีมต้องการได้หรือไม่

ตัวอย่าง Event Hall @ CROSSROADS ในโครงการ CROSSROADS Maldives มีความจุต่างกันตามผัง ดังนี้

รูปแบบจัดงาน	จำนวนคนที่รองรับ
Theatre นั่งเรียงแถวแบบโรงละคร	300 คน
Classroom แบบห้องเรียน	160 คน
U-shape จัดโต๊ะรูปตัวยู	90 คน
Cocktail งานเลี้ยงค็อกเทล	200 คน
Round Table โต๊ะกลม	200 คน

ในโครงการเดียวกัน ห้องอาหาร Sessions รองรับได้ 220 คน ส่วน Sheraton Maldives Full Moon Resort & Spa มีพื้นที่จัดงานรวมของรีสอร์ท 5,037 ตารางฟุต หรือ 467.9 ตารางเมตร โดยพื้นที่ขนาดใหญ่สุดรองรับได้ 100 คน ตัวเลขพื้นที่รวมนี้ไม่ได้ระบุว่าเป็นขนาดของ Jalsaa เพียงแห่งเดียว หากสนใจจัดงานที่นั่น ให้ขอรายละเอียดความจุตามผังที่จะใช้ ส่วนกลุ่มประชุมย่อย Conrad Maldives Rangali Island มี Business Centre ที่รองรับได้ถึง 10 คน

ใช้ข้อมูลความจุช่วยคัดสถานที่เบื้องต้น แล้วเช็คพื้นที่ว่างและรายละเอียดงานอีกครั้งก่อนยืนยัน หากกำลังพิจารณาที่พักและกิจกรรมในทริป สามารถอ่านต่อได้จากบทเหล่านี้

• อ่านต่อ: รีวิว Hard Rock Maldives ทริปบริษัท เช็คห้องประชุมและกิจกรรม

• อ่านต่อ: โปรแกรมมัลดีฟส์ 4 วัน Hard Rock แพลนเที่ยวรายวันและกิจกรรมเด่น

กฎการใช้เสียงและสิทธิ์การใช้พื้นที่ส่วนกลางของรีสอร์ท

ก่อนวางแผนงานเลี้ยง ให้ถามว่าห้องและพื้นที่ที่จองอนุญาตให้ทำกิจกรรมอะไรได้บ้าง ตัวอย่าง Hilton group agreement กำหนดให้การใช้พื้นที่จัดงานไม่รบกวนแขกหรือการประชุมอื่น โดยกล่าวถึงเสียงดัง เครื่องสร้างควันหรือหมอก กระดาษสายรุ้ง เทียน และเครื่องหอม โรงแรมมีสิทธิ์ให้ลดเสียงหรือยุติงานหากไม่ทำตามคำขอ จึงควรส่งรายละเอียดกิจกรรมไปเช็คกับรีสอร์ทที่เลือกก่อนเตรียมอุปกรณ์

หากจะพาทีมโปรดักชัน ดีเจ หรือช่างภาพเข้าไปทำงาน ให้เช็คข้อกำหนดสำหรับผู้รับจ้างภายนอกด้วย ในตัวอย่าง Hilton group agreement ต้องแจ้งโรงแรมล่วงหน้าอย่างน้อย 10 วัน และโรงแรมอาจขอเอกสารยินยอมรับผิดชอบความเสียหาย หรือหลักฐานประกันภัย กำหนดนี้เป็นเงื่อนไขในตัวอย่างของ Hilton ส่วนรีสอร์ทที่จองจริงต้องสอบถามวันแจ้งและเอกสารที่ขออีกครั้ง

สำหรับการขอห้องยกโซน ให้ถามเพิ่มว่าพื้นที่ใดใช้ร่วมกับแขกอื่น และมีจุดไหนให้กรุ๊ปใช้เฉพาะได้บ้าง เช่น สระว่ายน้ำ ชายหาด หรือห้องอาหาร ขอให้ระบุพื้นที่และช่วงเวลาในข้อเสนอให้ชัด โดยเฉพาะกิจกรรมที่ต้องการความเป็นส่วนตัว

พาทีมไปมัลดีฟส์ จัดการสัญญา Block Booking ยังไงให้ปลอดภัยและคุมงบได้

ก่อนยืนยัน Block Booking ลองให้คนดูแลห้องพัก กิจกรรม และการชำระเงินอ่านข้อเสนอฉบับเดียวกัน พร้อมกำหนดว่าใครอนุมัติค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหน้างาน ตัวอย่าง Hilton group agreement ให้ยืนยันรายชื่อผู้มีอำนาจส่วนนี้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนหรือภายในวันเดินทางถึงรีสอร์ท ทีมจึงควรตกลงบทบาทกันไว้ และเช็คขั้นตอนที่ผู้รับจองกำหนด

BENS DVA ช่วยรวบรวมความต้องการ ขอข้อเสนอ และประสานเงื่อนไขกับรีสอร์ท โดยการยืนยันห้องและกิจกรรมขึ้นกับข้อเสนอและสัญญาของผู้ให้บริการ หากมีวันเดินทาง จำนวนห้อง และกิจกรรมที่สนใจแล้ว สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้เริ่มคุยรายละเอียดทริปได้

• โปรแกรม Rock Paradise Maldives 4 วัน 3 คืน

• ติดต่อ BENS DVA เพื่อขอข้อมูลทริปมัลดีฟส์